訂貨會是針對終端，利用促銷政策，結合經銷商，搶占終端有效資源，以達到在短時間內擴大市場占有率、打擊競品及提升產品銷量一種促銷手段。
訂貨會，是會議營銷的一種模式的延伸，擇機并適時地召開訂貨會，不僅能實現廠家、經銷商和終端的三贏局面，而且還能夠提高區域市場的運營效率，減少員工終端工作量，提升團隊士氣，大幅提高廠家對現有經銷渠道的管理和引導能力，快速提升經銷商的盈利能力水平，能夠極大地加強經銷商對廠家的信心。
但許多涂企與經銷商們都還沒有意識到訂貨會對品牌發展的意義和重要性，許多經銷商表示：訂貨會一般都是告知一些政策，往往都變成了吃喝會、答謝會等。
而涂企的業務人員則往往受經銷商的經營思路影響，經銷商表示召開訂貨會沒用，或者表示開不開生意照樣做，業務人員也就跟著向廠家反映訂貨會沒用或者反映經銷商不愿意召開訂貨會。
其實，訂貨會的召開還是需要廠家主導，并對經銷商進行引導來進行召開。一些財大氣粗的經銷商認為開訂貨會沒用，這就需要廠家對該類經銷商的觀念進行糾正，并對其進行正確的引導。告訴此類經銷商，一些中等實力的經銷商正通過召開訂貨會等形式的活動做強做大，在區域市場內經營地風聲水起，要是再不改變觀念的話，過不了幾年就要被淘汰掉。
對于一些財力不足的經銷商，他們往往都是不敢對訂貨會進行投入，對訂貨會沒有信心，找理由推脫，這樣的經銷商就需要業務人員拿出實際案例對其進行說服，告訴該類經銷商，公司其他地方成功的案例，召開訂貨會以后，銷售額增長多少，毛利增長多少等，引導其與廠家共同投入。
那么，應如何召開一場給力的訂貨會呢?
一、成功訂貨會的前提：
1、訂貨會召開時間：訂貨會召開時間以銷售旺季（暑期、節假日等）前20-30天為宜。若當地市場有其他經銷商或廠家也有召開訂貨會意向，也可適當調整訂貨會召開時間，確保提前搶占終端資金和庫存空間。
2、訂貨會召開地域的選擇：廠家召開訂貨會地區的選擇也十分重要，最好優先選擇硬件條件好的城市、經銷商業務團隊和油工資源優秀及油木工容量大的縣級市，這樣比較容易在短時間迅速打響知名度和達到短期銷量倍增的效果。
3、參會人員的確定：訂貨會不僅僅是針對油工，像意向加盟的分銷商、經銷商自身網絡分銷客戶、建筑公司、家裝公司，甚至是自身品牌周邊地區的經銷商等都可以邀請其來參與訂貨會，一則可以鞏固人情關系。二則他們可以在訂貨會上起到帶頭作用，打消部分油工疑慮。三則可以令分銷商及周邊經銷商學習到展開訂貨會議的經驗，為其他經銷商樹立了榜樣，為廠家打造出了一個樣板市場，增強了廠商之間的凝聚力。四則可以增強油工及意向客戶加盟的信心。
4、尋找油木工：經銷商首先羅列出自身手下的油木工資源，再通過介紹認識部分油木工。如果是新轉行從事涂料行業的經銷商以及手底下油木工網絡資源較少的，可以去小區內尋找正在施工的油木工，通過前期的初步溝通，抓準機會邀請他們來參加訂貨會。
每場參會油木工的數量應該控制在30-50人以內，新油工所占比例必須達到50%以上，油工頭的比例必須占到10%左右，與會人員控制80-100人左右，思想工作得一個一個地做。與會人數太多的話，容易在訂貨、繳納定金環節出現冷場的局面。
4、經銷商開展訂貨會前，最好要具備一定的硬件實力，店面展示面積要大，店面形象要好，終端要生動化。沒有一個好的店面形象，不能給予油工信任的基礎，也不能給予消費者購買產品的信任。形象較好的店面也有助于油工向消費者推薦自己的產品，起到臨門一腳的作用。
前期可以安排意向分銷商或意向客戶參觀品牌旗艦店，增強其信心，以便提高客戶訂貨金額。
5、前期的市場調研：
①所要召開訂貨會的區域有多少油木工資源，分別有何特點？喜歡那種類型的獎勵？
②經銷商現有的油木工資源在這個市場處于何種地位？核心油木工資源及油工頭資源分別有多少人？所占的比重有多大？影響力有多大？
③經銷商及屬下的業務團隊與油木工客情關系如何？這關系到油木工對訂貨會配合支持的力度問題。
比如說在繳納訂金方面，許多油工反對收取定金，導致業務員在會前要做很多溝通工作。如果經銷商及屬下業務團隊與油工的關系較好的話，可以有效解決這一難題。
6、獎勵政策：根據市場調查的結果來制定。筆者建議每一檔次的返點比例要高于上一檔次，簽單的金額越高，設置的獎勵幅度應該越大，這樣對油工的吸引力才夠大。
獎勵政策及其獎勵禮品一定要明明白白地體現在訂貨協議上。訂貨協議及活動方案打印，用于會前及會中發放。
油工完成所簽訂銷量后，為了能使油工長期使用自己的產品，廠家應對油工訂貨額達到一定級別后再進行階段性額外獎勵。
7、會議前的溝通：會議開始前，經銷商的業務團隊應與每一位油木工做好前期的溝通工作。最好在訂貨會開始之前，就攻好不低于參會人數一半的訂單，以便在訂貨會現場能夠帶動氣氛。并告知油工，參加訂貨會是要收費的，金額筆者建議設置在30-50之間，但人人都有禮品。（禮品可以選擇一些日用品，例如食用油、洗發水、沐浴露套裝產品、一箱牛奶等。）
參會的費用不建議收取現金，建議配合產品促銷贈送，例如買指定幾款產品贈送參會門票。屆時，廠家為答謝現場訂貨的油工，還專門針對他們設置了抽獎的活動環節。
8、會場氛圍營造、物料的準備：前期可做一個物料清單,如主題背板、會場入場的支引牌、會議主題條幅、易拉寶、演講臺、投影儀、投影幕、X展架、接待桌、簽到表、麥克風、音響設備、筆記本電腦、產品的宣傳資料、氣球、紙、筆、飲用水、相機等。（演講臺、投影儀、投影幕、接待桌、麥克風、音響設備、紙、筆可由酒店提供）
會場盡量多布置一些海報、KT板、展架等，將禮品等集中堆放在會場顯眼位置，以營造氣氛。
9、座次安排：經銷商、分銷商以及裝飾公司老總等人安排在最靠近演講臺等位置。核心油木工與其他油木工交叉落座，以便在訂貨環節感染其他油工下單，每桌盡量安排一名業務人員，由業務人員在中間用話術進行引導下單。
二、訂貨會的進行階段：
1、場外迎接：會議召開前，會場外應安排簽到、迎賓人員，指引到會人員簽到、入場、就坐，并注意有效過濾無關人員。
2、前期宣講：廠家代表介紹產品、市場規劃、產品系列及產品效果的現場演示，經銷商則著重介紹本次訂貨會促銷及相關獎勵政策。
3、互動娛樂環節：現場下單環節前可采用抽獎、有獎問答、娛樂節目等形式預熱會場氣氛。互動環節的節目，經銷商最好親自參與進來。
4、現場下單環節：下單環節中應充分利用會前已經確認的訂單激發現場氣氛，每下一單現場主持人以唱單形式全場通報，跟單人員立即利用現場氣氛進行催單。會前確認的終端訂單的宣布應注意節奏，在會議前期或冷場時適時宣布。
5、差異化服務項目告知：眾多涂料品牌的訂貨會都是以返點加獎勵為手段來拉攏油漆工，大都缺乏真正有效的方式將油漆工凝聚起來。
經銷商可以在會上宣布，只要是與我們合作的油工，可以享受哪些附加服務。（比如，購買多少價位油漆，享受相應比例的健康補貼。買產品為油工提供無氣噴涂、遮蔽、無塵打磨等免費服務，平均多久組織一次健康體檢等。
筆者甚至見過有的經銷商在訂貨會上承諾，銷量達到一定金額時，經銷商贊助油工開分銷店面。）
三、后期跟進：如何將訂貨量轉化為銷量？
1、會后應保持對終端的拜訪，對銷售情況好的終端跟蹤補貨，對銷售情況較差的終端應協助其采取其他手段提升銷量。
2、對第一次使用涂料產品的油工進行會員注冊，并順便摸清其生日、籍貫等情況。
3、對于已簽單的油木工要及時跟進，不要認為下了單，就可以高枕無憂了，要幫助油工去實現訂貨量到銷量的轉變。（比如，為油木工直接攬工程。在小區內做廣告、做樣板房展示，幫助油工進行推銷產品。）
4、不要放棄未下單的油工，找到沒簽的原因，并說服其簽單。
5、對于下小訂單的客戶也不要漠視，要爭取將小訂單轉化為大訂單。
6、會后協助經銷商對后期貨物滯銷的終端進行貨物調節，適當給予相應促銷政策，避免大量退貨。
7、對于油工可能在會上提出的一些棘手問題，要事先做好回答的準備。(比如：有些油工可能會提出產品貴、無知名度不好推、消費者不接受等問題，經銷商事先心里要有底。)
訂貨會結束后，將訂貨量轉化為銷量才是涂企真正應該思考的問題。這就應驗了那句話，真正的營銷是在產品銷售之后。否則，訂貨會只能是將廠家的倉庫轉移到了前線的經銷商倉庫而已。